Immobilienrecht

Die Aufgaben des Notars

Der Notar beurkundet nicht nur den Grundstückskaufvertrag, er wickelt ihn auch selbstständig im Auftrag von Verkäufer und Käufer ab. Für die sichere Abwicklung trägt der Notar die Verantwortung und haftet selbstverständlich hierfür den Vertragsparteien.

Im Grundsatz ist die Aufgabe des Notars einfach: Vom Grundbuchstand zum Zeitpunkt des Kaufvertrages muss er einen Grundbuchstand herbeiführen, der den Regelungen des Kaufvertrages entspricht:

• In Abteilung I des Grundbuchs ist zum Zeitpunkt des Kaufvertrages die Verkäuferseite eingetragen, nach Beendigung der Angelegenheit muss dort die Käuferseite als Eigentümer eingetragen sein.
• In Abteilung II des Grundbuchs sind möglicherweise Altbelastungen eingetragen, die im Rahmen der Abwicklung des Kaufvertrages gelöscht werden müssen.
• In Abteilung III des Grundbuchs sind häufig Altbelastungen von Gläubiger eingetragen, die noch aus der Zeit stammen, als der Verkäufer selbst den Kaufpreis finanzierte. Diese Belastungen müssen gelöscht werden. Dafür werden dann nach Abwicklung des Grundstückskaufvertrages neue Belastungen in Abteilung III des Grundbuchs erscheinen, nämlich die Grundschuld der Finanzierungsbank des Käufers.

Die vorgenannten Grundbuchänderungen müssen unter voller Sicherung aller Beteiligten erfolgen:

• Der Verkäufer muss bei der Abwicklung durch den Notar davor gesichert sein, sein Eigentum zu verlieren ohne den Kaufpreis zu erhalten.
• Der Käufer muss bei der Abwicklung durch den Notar davor gesichert sein, sein Geld zu verlieren, ohne letztlich Eigentum zu erwerben.
• Die im Grundbuch noch eingetragenen Altgläubiger müssen davor geschützt werden, ihre Eintragung im Grundbuch in Abteilung III als Sicherheit zu verlieren, ohne etwa noch offene Restbeträge zu erhalten.
• Die Finanzierungsgläubigerbank des Käufers muss davor gesichert sein, die Darlehensbeträge durch Auszahlung zu verlieren, ohne gleichzeitig durch eine Eintragung im Grundbuch mit einer Grundschuld in Abteilung III gesichert zu sein.

Die Abfolge der wechselseitigen Sicherungen ist im Kaufvertrag bereits festgelegt, der Notar hat die Abwicklung so zu steuern, dass sämtliche Belange von Verkäufer, Käufer, Altgläubiger und Neugläubiger gewährleistet sind.

Darüber hinaus trifft den Notar auch die Aufgabe der Wahrung öffentlicher Belange, zum Beispiel bei der Mitteilung des Kaufvertrages an das Grunderwerbsteuerfinanzamt (mit der Folge, dass ein Grunderwerbsteuerbescheid für den Käufer erstellt wird) und für eine Mitteilung an den Gutachterausschuss, der die Kaufpreise sammelt, aus denen sich dann die Bodenrichtwerte entwickeln.

Unmittelbar nach der Beurkundung wird die Urkunde intern beim Notar bearbeitet. Die möglicherweise in der Beurkundung noch vorgenommenen handschriftlichen Änderungen verbleiben im Original der Urkunde. Die Urkunde wird „ausgefertigt“, das heißt mit Lochösen und einer versiegelten Schnur versehen und gesiegelt. Diese Originalurkunde verbleibt in der Sammlung des Notars und kann jederzeit durch die Parteien eingesehen werden. Von dieser Originalurkunde werden Ausfertigungen, beglaubigte Abschriften und einfache Abschriften erstellt, die zur Abwicklung des Grundstückkaufvertrages erforderlich sind. Bei allen Kopien der Originalurkunde sind die handschriftlichen Eintragungen dann eingearbeitet, so dass sie auch für Dritte ohne Probleme lesbar sind. Es wird beim Notar mehrfach überprüft, ob die in der Originalurkunde handschriftlich vorgenommenen Änderungen auch richtig auf die Ausfertigungen, beglaubigten Abschriften und einfachen Abschriften übertragen wurden.

Der Kaufvertrag bekommt dann ein eigenes Aktenzeichen des Notars, die Nummer der Urkundenrolle (z. B. „UR-NR 817/2012“). Der Notar trägt in seine Urkundenrolle alle von ihm „errichteten“ Urkunden ein. Jede Urkunde bekommt eine eigene Nummer nebst der Jahreszahl. Jede Urkunde ist damit individuell erfasst durch den Namen des Notars, der sie errichtet hat, das Datum der Errichtung und die Urkundenrollen-Nummer des Notars.

Wenn diese internen Arbeiten beendet sind, was im Regelfall spätestens am Tag nach der Beurkundung des Kaufvertrages erfolgt, wird sofort die praktische Abwicklung des Kaufvertrages durchgeführt.

Zunächst holt der Notar etwa noch erforderliche Genehmigungen ein, die zum Vollzug des Vertrages oder zum Wirksamwerden des Vertrages erforderlich sind.

Beispiele:

• Verwalterzustimmung beim Verkauf einer Eigentumswohnung
• Genehmigung einer vollmachtlos vertretenen Person
• Vormundschaftsgerichtliche Genehmigung bei Mitwirkung eines Minderjährigen
• Genehmigung nach der Grundstücksverkehrsordnung bei Grundstücken in den
  neuen Bundesländern

Unmittelbar nach der Beurkundung erhalten auch Verkäufer und Käufer Abschriften des Vertrages (die handschriftlichen Änderungen aus der Beurkundung sind eingearbeitet, vergleiche oben).

Wird der Kaufpreis durch den Käufer finanziert, erhält er insgesamt zwei Exemplare des Vertrages, ein Exemplar ist zur Weiterleitung an die finanzierende Bank bestimmt. Erfolgt die Abwicklung ausnahmsweise über Notaranderkonto, wird dem Käufer auch mit dem Vertrag sogleich das Notaranderkonto mitgeteilt, das der Käufer ebenfalls an die finanzierende Bank weitergeben muss, da die Zahlung durch die finanzierende Bank direkt auf das Notaranderkonto erfolgt. Soweit Belastungen im Grundbuch noch abzulösen sind, erhält der Verkäufer sein Vertragsexemplar mit der Bitte, Bezeichnung, Adresse und Darlehensnummer der abzulösenden Gläubigerin mitzuteilen, damit der Notar sich dann direkt an diese wenden kann.

So schnell wie möglich, das heißt im Regelfall am Tag nach der Beurkundung des Kaufvertrages, wird der Notar auch die Eigentumsübertragungsvormerkung für den Käufer beim Grundbuchamt beantragen. Die Vormerkung stellt die wichtigste Sicherung des Käufers dar und hier darf keine zeitliche Schutzlücke entstehen. Nach dem Eingang des Antrags des Notars beim Grundbuchamt auf Eintragung der Vormerkung ist die Schutzwirkung schon weitgehend erreicht, da Grundbuchanträge nach der Reihenfolge ihres Eingangs bearbeitet werden. Nachfolgende Beantragungen stören daher den Vollzug des Grundstückskaufvertrages grundsätzlich nicht.

Wenn der Notar die Informationen des Verkäufers über die abzulösenden Gläubiger bereits in der Beurkundung erhalten hat oder nach der Beurkundung erhält, wird er die Gläubiger direkt anschreiben. Er wird sie bitten, ihm Löschungsbewilligungen in notarieller Form zu übersenden, mit denen er dann später die Löschung der Altbelastungen im Grundbuch vollziehen kann. Zugleich wird er die Gläubiger auffordern, ihm im Treuhandwege mitzuteilen, welche Beträge von dort noch verlangt werden.

Ist die Finanzierungsbank des Käufers bereits bei der Beurkundung bekannt, wird der Notar auch den Schriftwechsel mit der Finanzierungsbank selbstständig übernehmen. Von dort benötigt er das Formular der finanzierenden Bank zur Grundschuldbestellung. In der Folgezeit wird die Grundschuld für die finanzierende Bank zu deren Sicherheit bestellt und gegebenenfalls auch eine Notarbestätigung nach Antragstellung beim Grundbuchamt gegenüber der finanzierenden Bank abgegeben. Der Käufer wird dann jeweils von den einzelnen Schritten (Bestellung der Finanzierungsgrundschuld, etc.) informiert.

Soweit ein gesetzliches Vorkaufsrecht der öffentlichen Hand besteht (bei jedem Verkauf, nur bei Wohnungs- und Teileigentum nicht) wird der Notar den Verzicht auf das gesetzliche Vorkaufsrecht einholen. Der Notar wird weiter seine gesetzlichen Meldungspflichten erfüllen, also die Veräußerungsanzeige an das Grunderwerbsteuer-Finanzamt übersenden und den Gutachterausschuss über den Vertrag und dessen Bedingungen informieren.

Die vorgenannten Veranlassungen des Notars sind notarieller Standard. In manchen Fällen komplizierterer Vertragsgestaltungen und Vertragsabwicklungen kommen weitere Schritte hinzu, die aber der Notar ebenso selbstständig übernimmt. Hiermit sind Verkäufer und Käufer regelmäßig nicht belastet. Benötigt der Notar von Verkäufer und Käufer Informationen oder Zuarbeit, wird er sich direkt an sie wenden und dies bereits in der Beurkundung ankündigen.

Den vorgeschilderten Ablauf wird der Notar Schritt für Schritt überwachen und sich die Handakte auf Wiedervorlage legen. Er hat bei der Überwachung der Abwicklung des Vertrages dem Sicherungsbedürfnis von Verkäufer, Käufer, Altgläubiger, Neugläubiger und gegebenenfalls noch weiteren Beteiligten zu wahren. Beispielsweise darf er die Eigentumsumschreibung auf den Käufer erst vornehmen, wenn der Verkäufer den Erhalt des Kaufpreises ihm gegenüber bestätigt hat.

Nach diesen ersten Veranlassungen zur Abwicklung des beurkundeten Grundstückskaufvertrages wird der Notar die Akte weghängen und sich auf Wiedervorlage legen. Den nächsten Schritt wird der Notar unternehmen, wenn sämtliche Voraussetzungen zur Zahlung des Kaufpreises vorliegen und ihm gegenüber dokumentiert sind.

Im Regelfall ist nach den ersten Veranlassungen des Notars unmittelbar nach der Beurkundung eine Fälligstellung des Kaufpreises nach vier bis fünf Wochen möglich. Dies liegt nicht an den langen Bearbeitungszeiten beim Notar, sondern an den Bearbeitungszeiten beim Grundbuchamt (wenn die Vormerkung einmal im Grundbuch zur Sicherung eingetragen sein muss), Gemeinde (für das Negativzeugnis werden in Berlin vier bis fünf Wochen benötigt, obwohl es in der Praxis eine reine Formalie ist), abzulösender Bank (auch dort benötigt man zwischen vier und fünf Wochen). Sobald an einem dann Tag alle Voraussetzungen zur Kaufpreisfälligkeit vorliegen, wird der Notar nach nochmaliger intensiver Überprüfung am nächsten Tag den Kaufpreis zur direkten Zahlung durch den Käufer fällig stellen beziehungsweise wenn ein Notaranderkonto eingeschaltet ist den Kaufpreis vom Notaranderkonto auszahlen.

Im Regelfall ist die Abwicklung ohne Notaranderkonto vorgesehen. Hier erhält der Käufer vom Notar die sogenannte „Fälligkeitsmitteilung“. Diese Fälligkeitsmitteilung enthält die Bestätigung des Notars, dass alle Sicherungsvoraussetzungen für den Käufer vorliegen (zum Beispiel die Vormerkung gewährleistet, das Negativzeugnis vorliegt, die Löschungsbewilligungen der Altgläubiger vorliegen ) und der Käufer nunmehr binnen der im Vertrag festgelegten Frist (meist 14 Tage) den Kaufpreis zu zahlen hat. Beigefügt ist dann ein Zahlungsplan. Wenn keine Zahlungen an Altgläubiger zu leisten sind, enthält der Zahlungsplan nur das vom Verkäufer angegebene Konto. Dorthin ist dann der Kaufpreis zu überweisen. Sind noch Gläubiger abzulösen, teilt der Notar den Kaufpreis auf in verschiedene Tranchen. Für den Käufer sind hier sowohl die Konten benannt als auch die genauen Beträge, die zu überweisen sind. Wird der Kaufpreis finanziert, gibt der Käufer diese Fälligkeitsmitteilung an seine finanzierende Bank weiter, die dann die Überweisung direkt an Verkäufer und abzulösende Gläubiger vornimmt.

Von der Fälligkeitsmitteilung erhält der Verkäufer eine Abschrift, so dass er darüber informiert ist, dass er den Kaufpreis innerhalb der vertraglich vereinbarten Fristen erwarten kann.

Bestätigt der Verkäufer dem Notar dann den Eingang des Kaufpreises, nimmt der Notar die Eigentumsumschreibung auf den Käufer vor, wenn die Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts vorliegt. Bereits zuvor hat er die Löschungsbewilligungen etwaiger Altgläubiger beim Grundbuchamt eingereicht. Mit der Eigentumsumschreibung beantragt der Notar auch die Löschung der Vormerkung, die für den Käufer im Grundbuch eingetragen ist, weil sie dann als Sicherung nicht mehr benötigt wird. Die Eintragung der Grundschuld für die Finanzierungsgläubigerin hat der Notar ebenfalls bereits zuvor beantragt.

Im letzten Schritt überprüft der Notar schließlich, ob das Grundbuch nunmehr so aussieht, wie es zwischen den Parteien vereinbart war, also insbesondere der Käufer als Eigentümer eingetragen ist, etwaige Belastungen in Abteilung II und III im Grundbuch gelöscht sind und die Grundschuld für die finanzierende Bank in Abteilung III eingetragen ist.

Sodann bestätigt der Notar mit einem Abschlussschreiben den Grundbuchstand und die Angelegenheit ist beim Notar erledigt.