Immobilienrecht

Kann ich mich vertreten lassen?

In manchen Fällen ist es nicht möglich, dass Verkäufer und Käufer an einem Tisch beim Notar sitzen. Vorstellbar ist zum Beispiel, dass die Verkäuferseite eine Erbengemeinschaft ist, die aus einer Vielzahl von Personen besteht, die über das Bundesgebiet verstreut wohnen. Denkbar ist auch, dass der Verkäufer oder der Käufer in einer anderen Stadt wohnt und zum Beurkundungstermin nicht erscheinen kann.

Selbstverständlich kann sich eine Person, sei es Verkäufer oder Käufer, die nicht anwesend sein kann, auch vertreten lassen. Es ist oft auch kostengünstiger, eine Vertretung mit Vollmacht oder mit nachträglicher Genehmigung vorzunehmen und sich damit Reisekosten und den Reiseaufwand zu ersparen. Die hierdurch entstehenden höheren Notargebühren sind meist deutlich geringer als die Reisekosten.

In allen Fällen der so Vertretung sollte der Vertrag aber bis in alle Einzelheiten mit dem Vertretenen bereits besprochen sein, so dass es im Nachhinein keine Überraschungen gibt. Ist schon vor dem Beurkundungstermin klar, dass einzelne Regelungen noch zwischen dem Vertretenen und der anwesenden Vertragspartei ausgehandelt werden müssen, sollte der Vertretene in telefonischer Rufbereitschaft sein, damit der Notar ihn anrufen und die gewünschten Änderungen des Vertrages mit ihm besprechen kann.

Der Vertrag ist allerdings erst dann wirksam, wenn es eine notariell beglaubigte Erklärung des Vertretenen gibt.

Wird diese Erklärung vor Abschluss des Kaufvertrages erteilt, nennt man dies „Vollmacht“: Der Verkäufer beauftragt zum Beispiel einen Vertreter, für ihn Erklärungen im notariellen Beurkundungstermin abzugeben. Der Vertreter gibt dann aufgrund dieser Vollmacht und unter Vorlage der Vollmacht die Erklärung im Beurkundungstermin im Namen des Verkäufers ab, der Kaufvertrag wird mit Unterzeichnung von Vertreter und Käufer wirksam. Die gleiche Variante gibt es natürlich auch für die Vertretung des Käufers.

Die zweite Alternative für eine Partei besteht darin, dass zunächst beim Beurkundungstermin ein „Vertreter ohne Vertretungsmacht“ auftritt. Dies kann eine beliebige Person sein, auch die andere Vertragspartei. So kann zum Beispiel der Käufer im Notartermin Erklärungen abgeben für sich als Käufer sowie gleichzeitig als vollmachtloser Vertreter des Verkäufers. Der Vertrag wird allerdings in dieser Variante nicht schon mit Unterzeichnung der Parteien wirksam, sondern erst mit notarieller Genehmigung des Verkäufers.

Der erste Weg (vorherige Vollmacht) hat für den Vertretenen, der nicht anwesend sein kann, den Nachteil, dass er die Vollmacht zwar inhaltlich beschränken, aber nicht alle Einzelheiten eines Immobilien-Kaufvertrages vorhersehen kann. Manchmal kommt es daher zu seinen Lasten zu einer Situation, in der der Vertrag mit der Vollmacht abgeschlossen wird in einer Weise, die er so nicht wünschte. Die günstigere Variante aus Sicht des Vertretenen ist dementsprechend, dass der Vertrag zunächst vollmachtlos abgeschlossen und durch ihn dann genehmigt wird. In diesem Fall hat er nämlich die Möglichkeit, den Vertrag – so wie er von der Gegenseite bereits unterzeichnet wurde zu prüfen und erst daraufhin dem Vertrag durch die eigene Genehmigung zur Wirksamkeit zu verhelfen.

Aus Sicht der anderen Vertragspartei, die nicht vertreten ist, sondern anwesend sein kann, ist es natürlich eher sinnvoll, dass der Vertrag bereits mit der Beurkundung wirksam wird. Dies setzt aber voraus, dass der Vertretene eine Vollmacht vor dem Beurkundungstermin erteilt hat.

In der Praxis am häufigsten anzutreffen ist die vollmachtlose Vertretung einer Vertragspartei mit einer nachfolgenden Genehmigung. Dies hat einfach den Grund, dass oft die Zeit für eine vorherige notarielle Vollmachterteilung nicht ausreicht.

Es gibt in der Praxis sogar die Variante, dass weder der Verkäufer noch der Käufer beim Kaufvertragsabschluss anwesend sind, sondern beide gegebenenfalls auch nur durch eine Person vertreten werden, sei es mit Vollmacht oder vollmachtlos mit nachträglicher Genehmigung. Ideal ist ein solcher Beurkundungstermin natürlich nicht, weil die Belehrungen des Notars und die Nachfragemöglichkeiten durch die Parteien hier sehr eingeschränkt sind. Technisch ist dies aber durchaus möglich und wird bisweilen auch so praktiziert.

Noch ein Hinweis: Wird vor dem Beurkundungstermin eine notarielle Vollmacht erteilt, muss dem Notar der Beurkundung des Immobilien-Kaufvertrages entweder das Original der Vollmacht (bei Unterschriftsbeglaubigung) vorlegt werden oder eine Ausfertigung der Vollmacht (bei Beurkundung der Vollmachtsurkunde). Eine einfache Abschrift oder eine beglaubigte Abschrift genügen nicht. Liegt diese Unterlage vor dem Beurkundungstermin nicht vor, sollte Rücksprache mit dem Notar beziehungsweise mit seinem Sekretariat gehalten werden. Das Original der Vollmacht beziehungsweise die Ausfertigung kann auch nachgereicht werden.

Ist eine Partei zunächst vollmachtlos vertreten worden, wird der Notar nach der Beurkundung dem Vertretenen eine beglaubigte Abschrift des Vertrages übersenden mit dem Entwurf der Genehmigungserklärung. Die Genehmigung muss dann vor einem Notar beglaubigt werden im Ausland auch in einem Konsulat der Bundesrepublik Deutschland, da Konsularbeamten die gleichen Befugnisse wie Notare haben. Die beglaubigte Genehmigung ist dann wieder an den Notar zurückzusenden, der den Vertrag nach Eingang der Genehmigung in notarieller Form beziehungsweise nach Beglaubigung durch das Konsulat nun in Vollzug setzen kann.